Die neue Reisewirklichkeit ist so komplex wie eh und je. Die jüngsten Sicherheitsvorfälle, Reiseunterbrechungen und überhöhten Kosten unterstreichen die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Pläne für das Travel Risk Management zu überprüfen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Pläne ist die Bewertung von Risiken, die sich aus der Unterbringung ergeben und die sich auf Ihre Reisenden auswirken können. Auch wenn die Hotelpreise bis zum Jahr 2023 voraussichtlich um weitere 8,3 %¹ steigen werden, sollte vor allem das Thema Sicherheit weit oben auf der Agenda stehen.
Travel Manager, Personalverantwortliche, Sicherheits- und Risikofachleute haben die Fürsorgepflicht, die Sicherheit ihrer Reisenden und Mitarbeiter zu gewährleisten. Aber haben Sie in einem komplexen Risikoumfeld auch die geeigneten Maßnahmen dafür ergriffen.
Unsere Experten erläutern die wichtigsten Maßnahmen, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten, um unterkunftsspezifische Risiken als Teil ihrer Travel Risk Management-Pläne anzugehen.
Hotels nach der Pandemie neu bewerten
Wie im Standard ISO 31030, Travel Risk Management - Guidance for Organizations, beschrieben, ist die Auswahl der Unterkunft ein wesentlicher Bestandteil des Risikominderungsprozesses. Unabhängig davon, ob es sich um ein Hotel, eine Privatunterkunft, ein B&B oder ein Apartment mit Service handelt, sollte der Prüfungs- und Auswahlprozess zusammenhängend sein und regelmäßig begutachtet werden. Da viele Einrichtungen während der Pandemie geschlossen wurden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Bewertungen der zugelassenen Unterkünfte aktualisiert werden.
Die Diskrepanzen zwischen den Bewertungen der Unterkünfte hängen weitgehend von der Risikostufe des Ortes, dem Bedrohungsumfeld, den Sicherheitsmaßnahmen und den Verfahren ab. So wird beispielsweise an Orten mit hohem Risiko empfohlen, das Hotel und seine unmittelbare Umgebung einer physischen Bewertung zu unterziehen.
Die Umgebung, in der das Hotel betrieben wird, könnte für einen Reisenden eine höhere Sicherheitsbedrohung darstellen. Beliebte Hotelketten (und Hotels in der Nähe von hochrangigen Gebäuden wie Botschaften, Militärgeländen, Polizeipräsidien usw.) können mitunter Ziel von Verbrechen oder Terroranschlägen sein, so dass eine Unterkunft in der Nähe mit ausreichenden Sicherheitsvorkehrungen empfohlen werden sollte.
Auch sind in der Gegend eskalierende Gesundheitsgefahren möglich, die vor der Entsendung eines Mitarbeiters in Betracht gezogen werden müssen. Generell ist es notwendig, die Risikolandschaft regelmäßig in Zusammenarbeit mit einem Experten zu bewerten. Für Orte mit hohem Risiko ist es empfehlenswert, sich jährlich vor Ort zu informieren, da sich das Risiko kurzfristig ändern kann.
Der Wert präziser Informationen
Angesichts der Unbeständigkeit von Reisen, Flugannullierungen und Sicherheitsvorfällen ist der Zugang zu genauen unterkunftsspezifischen Informationen auf Knopfdruck von unschätzbarem Wert. Um zu gewährleisten, dass Ihre Reisenden und Beauftragten sicher sind und die Reisen ohne Unterbrechungen durchgeführt werden können, sollten Sie sich auf aktuelle, ortsspezifische Informationen verlassen und diese in Ihre Travel Risk Management Pläne integrieren. Der Zugriff auf diese Informationen trägt nicht nur zur Sicherheit Ihrer Mitarbeiter bei, sondern kann auch kostspielige Evakuierungen oder Reiseannullierungen vermeiden.
Fallbeispiel: nicht erstattungsfähiges Ticket und Hotelbuchung
Ein Beispiel: Ihre Reisenden hatten ein nicht erstattungsfähiges Ticket und eine Hotelbuchung für eine bevorstehende Reise, aber soziale Unruhen, Terroranschläge oder Naturkatastrophen in der Region führten dazu, dass sie zögerten, ob sie die Reise antreten können oder nicht. Bevor sie sich zur Stornierung der Reise entschlossen, riefen sie International SOs an, um sich über den Ernst der Lage in den kommenden Tagen zu vergewissern. International SOS konnte bestätigen, dass das Risiko gering ist und die gewählte Unterkunft sich an einem sicheren Ort mit ausgewiesenen Sicherheitswegen für Notfälle befindet. Ein sicheres Hotel verfügt über mindestens eine alternative Route zum Abfahrtshafen, falls eine Evakuierung erforderlich ist. Die Verringerung von Kosten und Unterbrechungen ist ein wesentlicher Faktor für die Resilienz Ihrer Organisation.
Anpassung an die individuellen Profile der Reisenden
Die Einstufung eines Hotels als "sicher" hängt weitgehend von der Risikoeinstufung des Ortes ab, von der Bedrohungslage, den Sicherheitsmaßnahmen und -verfahren bis hin zur unmittelbaren Umgebung, in der es sich befindet. Es gibt jedoch noch eine weitere Ebene potenzieller Risiken, die sich auf den einzelnen Reisenden beziehen.
Die Kenntnis der kulturellen, politischen und umweltbedingten Besonderheiten des Ortes kann sich auf die Empfehlung auswirken, ob das Hotel oder die Unterkunft für Ihre Mitarbeiter sicher ist. Von der sexuellen Orientierung (LGBTQ+-freundlich) über das Geschlecht oder die Religion bis hin zu gesundheitlichen Schwachstellen sollte jedes Profil bewertet werden. Hotels und Unterkünfte sollten daraufhin geprüft werden, ob sie in der Lage sind, sich auf Reisende mit besonderen Bedürfnissen einzustellen - von der Zugänglichkeit für Rollstuhlfahrer bis zur Zulassung von Servicetieren. Auch der Grad der Reiseerfahrung oder eine mögliche Reiseangst sollten bei Ihren Unterkunftsempfehlungen berücksichtigt werden.
Vertrauen bei den Reisenden wecken
Im Rahmen Ihrer Pläne für das Management von Reiserisiken ist die Aufklärung und proaktive Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern über unterkunftsspezifische Risiken von zentraler Bedeutung für den Schutz ihrer Sicherheit, Gesundheit und ihres Schutzes. Während ihres Aufenthalts im Ausland sollten die Reisenden über die profilspezifischen Risiken informiert werden, denen sie in der Stadt, im Hotel und an den von ihnen besuchten Orten begegnen können. Das reicht vom Datenschutz über die Verwendung des Safes zur Sicherung persönlicher Gegenstände bis hin zur Unterbringung in einem Zimmer in der Nähe des Notausgangs oder in Zimmern, die im Stockwerk über der Rezeption oder höher liegen.Durch die Möglichkeit, vor der Reise mit einem Experten zu sprechen, der ihnen unterkunftsspezifische Ratschläge gibt, können Reisende die spezifischen Fragen stellen, die auf ihrem Profil und ihrer Reiseerfahrung basieren.
Sollte es während der Reise zu einem Gesundheits- oder Sicherheitsvorfall kommen, ist es wichtig zu wissen, an wen man sich wenden kann, um Unterstützung zu erhalten, insbesondere an Orten mit höherem Risiko. In Umgebungen mit unterschiedlichen Risiken ist es wichtig, auch verschiedene Kommunikationsmethoden für den Fall zu berücksichtigen, dass Stromleitungen oder Telefonnetzwerke unterbrochen werden.
Wenn Sie Ihre Pläne für das Management von Reiserisiken weiterentwickeln, sollten Sie Ihre Reisenden darauf aufmerksam machen und ihnen die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen, damit sie sich darauf verlassen können, dass ihre Sicherheit an erster Stelle steht.
Fazit
84 % der Unternehmen geben an, dass die Motivation für Reisen ihrer Mitarbeiter mit der Unterstützung zusammenhängt, die ihr Unternehmen den Reisenden bietet. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei der Auswahl von sicheren Unterkünften genau hinschauen. Da die Zahl der Geschäftsreisen im Jahr 2023 voraussichtlich zunehmen wird, müssen Ihre Reisenden und Beauftragten darauf vertrauen können, dass sie ihre Reise sicher antreten können.
Dank unserer langjährigen Erfahrung bei der Bewältigung von Zwischenfällen in Hotels (z. B. in Mumbai, Bamako, Ouagadougou, Dhaka) und unserer operativen Fähigkeiten in unterschiedlichen Risikoumgebungen sind wir bestens positioniert, um Sie bei der Auswahl sicherer Unterkünfte zu unterstützen.
Von der Durchführung physischer Sicherheitsbewertungen für bestimmte Hotels bis hin zum Aufbau eines maßgeschneiderten Netzwerks überprüfter Hotels für die Standorte, an denen Sie tätig sind, können wir Ihrem Unternehmen ein individuelles Maß an Unterstützung bieten. Um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten über unten stehenden Button auf.